まず、同意を証する記録(同意記録)とは、
個別メールアドレスから同意を得た証明になります。

簡単に説明しますと、
発行者に対して、読者が「メールを送って良いですよ」
と同意されたメールアドレスを記したものが、同意を証する記録となります。

次からは、なぜ同意を証する記録を保存しなければいけないのか
保存する内容などはどうすれば良いのかをご説明していきます。

■同意を証する記録の保存義務

同意を証する記録は、必ず保存をしておかなくてはいけません。
特定電子メール法で決められていることとなります。

同意を証する記録を保存していない場合、
特定電子メール法の義務ですので、こちらを違反しますと

  • 100万円以下の罰金
  • 法人の場合は行為者を罰するほか、100万円以下の罰金

などの罰則が設けられています。

同意を証する記録の保存する内容・期間

1.保存する内容

保存しなければならない内容は、以下のどちらかとなります。

  • 同意を得た際の時期や方法などの状況を示す記録
  • 個別メールアドレスに関して、同意を得た方法を区分に応じて記録
    ⇒書面(FAXを含む)を提示、または与えることにより、同意を得た場合
      当該書面に記載した定型的事項
    ⇒電子メールの送信をしたことにより、同意を得た場合
      当該電子メールの通信文のうち定型的部分
    ⇒ウェブサイトを通じて通信文を伝えることにより、同意を得た場合
      当該通信文のうち定型的部分
      (同意を得たことに際して示す、それに当たるウェブサイトの画面構成や表示)

分かりやすく説明をいたしますと、
「だれが?」「いつ?」「どのページからメール配信に同意したか?」という内容になります。
お客様から迷惑メールの報告をいただいた場合、
該当のホームページやブログなどからご登録いただいたことをお伝えしましたら、
「あ、そういえばここで登録していたな」と思い出していただくことができます。

2.保存する期間

同意を証する記録にある個別のメールアドレスに、特定電子メール※を配信しなくなった日から、
1ヶ月間が経過する日まで保存しておかなくてはなりません。
ですので、配信期間中は必ず同意を証する記録を残しておかないといけません。
他社システムで配信を行っており、弊社に乗り換えをして配信を行っていましても、
登録してからのものとなりますため、以前からの同意を証する記録を保存しておいてくださいませ。

※特定電子メールとは、
営利団体(営利を目的とした団体)や個人事業主が、
自身や他人の営業に使う広告、または宣伝に使用するメールのことです。

参考:『特定電子メールの送信適正化等に関する法律のポイント』(総務省)
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/d_syohi/pdf/m_mail_pamphlet.pdf